Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für den B2B-Bereich verpflichtend eingeführt.
Diese Neuerung basiert auf dem am 22. März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz und soll die Digitalisierung im Rechnungswesen weiter vorantreiben. Dieser Beitrag erläutert die wichtigsten Rahmenbedingungen und gibt Ihnen eine Übersicht über die gesetzlichen Anforderungen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird und die durch das XML-Format eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland gelten insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD als Standard. Beide erfüllen die Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN 16931.
- Die XRechnung enthält Daten nur im XML-Format.
- ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl strukturierte Daten als auch ein menschenlesbares PDF enthält.
Wichtig zu wissen ist, dass PDF-Rechnungen nicht als E-Rechnungen gelten, da sie nicht automatisiert verarbeitet werden können. Sie gelten wie Papierrechnungen als „sonstige Rechnungen“.
Welche Fristen gelten?
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in mehreren Stufen.
- Ab 01.01.2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können.
- Bis 31.12.2026: Papierrechnungen und PDFs bleiben mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
- Bis 31.12.2027: Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € gilt eine verlängerte Übergangsfrist.
- Ab 01.01.2028: Für alle Unternehmen sind im B2B-Bereich ausschließlich E-Rechnungen zulässig.
Wollen Unternehmen in der Übergangsphase – unter Berücksichtigung der zuvor genannten Voraussetzungen – zunächst weiterhin Papierrechnungen oder PDFs nutzen, sollten sie rechtzeitig vor Jahreswechsel mit Ihren Geschäftspartnern klare Vereinbarungen hierzu zu treffen.
Gibt es Ausnahmen von der Pflicht?
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:
- Fahrausweise
- Steuerfreie Lieferungen und Leistungen
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 €
Das Jahressteuergesetz, das zwar schon beschlossen aber noch nicht verkündet ist, legt fest, dass auch Rechnungen von Kleinunternehmern von der E-Rechnungspflicht ausgenommen werden. Als Kleinunternehmen gelten Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 22.000 € im vorausgegangenen Jahr und voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € im laufenden Jahr.
Für Barzahlungen, wie z. B. bei einem Geschäftsessen oder kleinen Einkäufen von Büromaterialien, gelten keine besonderen Anforderungen. Auch hier muss für Beträge über 250 € eine E-Rechnung erstellt werden, sofern nicht die Nutzung der Übergangsregelungen vereinbart ist.
Eine Lösung könnte sein:
- Vor Ort eine „sonstige Rechnung“ (z. B. Kassenbeleg) ausstellen lassen
- Sich zusätzlich die E-Rechnung per E-Mail zusenden lassen
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrung von E-Rechnungen unterliegt den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) und den Normen des Umsatzsteuergesetzes.
Aufgrund des Bürokratieentlastungsgesetzes IV, das am 18.10.2024 im Bundesrat beschlossen wurde und das am 01.01.2025 in Kraft tritt, wird die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gemäß § 14 b UStG auf acht Jahre verkürzt.
Alle eingehenden und ausgehenden XRechnungen müssen revisionssicher gespeichert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Hierbei muss zumindest der strukturierte Teil gespeichert werden.
Zukünftige Entwicklungen auf europäischer Ebene
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ist Teil eines umfassenderen europäischen Digitalisierungsprojekts. Die EU plant die Einführung eines transaktionsbezogenen Meldesystems, das auf der E-Rechnung basiert. Der ECOFIN-Rat hat am 5. November 2024 Details zum ViDA-Projekt („VAT in the Digital Age“) beschlossen, das ein solches System vorsieht.
Im Rahmen der ViDA-Initiative plant die Europäische Kommission, die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen für den gesamten B2B-Geschäftsverkehr in der EU einzuführen. Dieses Vorhaben befindet sich jedoch noch in der Planungsphase und wurde bislang nicht verbindlich umgesetzt.
Weitere Informationen finden Sie in den Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025.
